Babs Rijke - 4Daagse
Klantverhaal
Leestijd: 3 minuten
Het grootste wandelevenement ter wereld
De Nijmeegse 4Daagse is het grootste meerdaagse wandelevenement ter wereld. Babs Rijke is senior communicatieadviseur en woordvoerder bij Stichting DE 4DAAGSE. Ze vertelt wat het evenement zo speciaal maakt: het gaat niet alleen om de wandeling zelf, maar om alle energie en enthousiasme eromheen.
"Wandelaars zien op de route ontzettend veel toeschouwers, veel enthousiaste mensen in al die doortocht gemeenten. Waar ik ontzettend van kan genieten zijn al die enthousiaste wandelaars die ieder jaar mee willen doen. Die staan te popelen om een ticket te bemachtigen en hopen uiteindelijk na vier dagen over de eindstreep te komen om dat felbegeerde 4Daagse kruis in ontvangst te nemen."
Het zijn die momenten, de spanning en toewijding, die De 4Daagse groot maken. Met 47.000 tickets per jaar en deelnemers uit meer dan 80 landen is het een internationaal fenomeen. Maar hoe zorg je ervoor dat dit soort getallen soepel verlopen? Daar komt Atleta om de hoek.
Van startbewijzen tot tribuneplaatsen en persaccreditaties
Babs vertelt over de rol die Atleta speelt: "Atleta verzorgt ons ticketsysteem. We hebben 47.000 tickets die we jaarlijks aanbieden. Dat zijn ook meer dan 80 nationaliteiten dus het gaat wereldwijd. Daarnaast hebben wij een intocht met tribunekaarten, die verzorgt Atleta ook. En onze persaccreditaties."
Dus niet alleen tickets, maar ook tribunekaarten en accreditaties verlopen allemaal via Atleta. Het moment dat de inschrijving opengaat is waar het uitdagend wordt. Babs beschrijft wat dan gebeurt:
"Op het moment dat de inschrijving wordt geopend komen er meteen tienduizenden mensen online. Dat zorgt wel voor een behoorlijke druk op het inschrijfsysteem."
Dit is een behoorlijke uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat het systeem dat aankan? Babs: "Daarvoor hebben we samen met Atleta een wachtrijsysteem ontwikkeld. Op het moment dat de inschrijving geopend is komen mensen in die wachtrij te staan. Dan is het heel hard duimen dat je aan een ticket komt."
Niet alles is hetzelfde
De 4Daagse heeft ook allerlei verschillende soorten deelnemers. Babs noemt een voorbeeld: "De 4Daagse heeft verschillende soorten deelnemers die zich moeten kunnen inschrijven. Dat zijn natuurlijk individuele deelnemers, maar dat kunnen ook grotere groepen zijn, zoals militaire detachementen die zich soms met honderden tegelijk moeten inschrijven."
Dit vraagt flexibiliteit van een systeem. Je kunt niet zomaar dezelfde aanpak gebruiken voor iemand die alleen komt en voor een groep van 200 militairen. Atleta ging deze uitdaging aan en zocht naar passende oplossingen die voor zowel individuele deelnemers als voor grotere groepen werkt.
Meer dan alleen tickets
Na enkele succesvolle jaren samenwerking ziet Babs dat Atleta meer is dan zomaar een ticketplatform. "We zijn heel tevreden over hoe de inschrijving is opgezet en het heeft zeker een bijdrage geleverd aan onze verdere digitalisering."
Maar het gaat verder dan alleen de inschrijving. "We hebben Atleta ook kunnen koppelen aan onze externe partijen zoals de scanners, de webshop en de app."
Het zijn die integratie die het plaatje compleet maken. Alles werkt samen in plaats van dat je van platform naar platform hopt. Babs sluit af met:"De samenwerking met Atleta bevalt ons erg goed. Vanaf het begin hebben we heel intensief met elkaar samengewerkt. Het is een partij waar heel prettig mee te schakelen is en waar we zeker op kunnen bouwen."
